Pourquoi chaque équipe de direction a besoin d'une agence de voyage
Si vous avez déjà jonglé réservations de vols, changements dans les hôtels, ramassage de voituresLes voyages d'affaires ne sont pas qu'une simple tâche administrative, c'est un travail à plein temps déguisé en feuille de calcul. C'est un travail à plein temps déguisé en feuille de calcul.
Que vous soyez assistant(e) de direction, coordinateur(trice) d'équipe, chef de bureau ou personne de référence pour les besoins de votre entreprise en matière de voyages, voici la vérité : Vous n'avez pas besoin de tout faire vous-même. Un partenariat avec une agence de voyages d'affaires peut vous libérer du temps, améliorer l'expérience de voyage de vos cadres et permettre à l'entreprise d'économiser de l'argent.
Voici 5 stratégies intelligentes qui montrent que travailler avec une agence de voyages d'affaires n'est pas un luxe - c'est une nécessité. nécessité.
1. Centraliser les déplacements pour éviter le chaos
Lorsque chacun réserve son voyage, les choses se gâtent rapidement - tarifs d'hôtel non approuvés, points de fidélité non utilisés ou, pire encore, changements de dernière minute que personne n'est en mesure de gérer.
Pourquoi c'est important:
Un système centralisé permet d'assurer le respect des politiques et de maintenir les coûts à un niveau constant.
- Les données relatives aux déplacements deviennent visibles, ce qui facilite l'établissement de rapports et de prévisions.
- Vos cadres et vos équipes s'en tiennent à des partenaires privilégiés, ce qui leur permet d'obtenir de meilleurs avantages au fil du temps.
Conseil de pro: Ne construisez pas ce système à partir de zéro. Une agence de voyage peut centraliser toutes les réservations, proposer des tarifs négociés exclusifs et vous offrir un point de contact unique en cas de problème.
2. Utiliser les programmes de fidélisation des compagnies aériennes et des hôtels à votre avantage
https://frenchwaytravel.com/optimizing-corporate-travel-on-air-france-for-large-global-organizations/Si votre équipe voyage régulièrement, chaque point, chaque mile et chaque avantage compte. La plupart des voyageurs d'affaires ne profitent pas pleinement de programmes tels que Flying Blue (Air France/KLM) ou Alliance SkyTeam et ces occasions manquées s'accumulent.
L'aide d'une agence de voyage :
- Suivi et optimisation de l'utilisation du programme de fidélisation au sein de votre équipe.
- Il conseille de regrouper les vols au sein d'une même alliance pour maximiser les avantages.
- Assure à vos cadres un traitement VIP avec un accès au salon, des sièges surclassés et un passage plus rapide aux contrôles de sécurité.
Il ne s'agit pas seulement de vols gratuits, mais de rendre chaque voyage plus fluide et plus productif.
3. Débloquer les taux cachés des entreprises
Ne pensez pas que votre entreprise est trop petite pour obtenir des tarifs de voyage réduits. De nombreuses compagnies aériennes, hôtels et services de location de voitures proposent des tarifs réduits. prix exclusif pour les entreprises-Il suffit de savoir comment demander ou à qui demander.
Ce qu'apporte une agence de voyage :
- Une vue d'ensemble des fournisseurs qui correspondent au volume de voyages et au comportement de votre entreprise.
- Accès direct à des tarifs qui ne sont pas annoncés en ligne.
- Le pouvoir de négociation des relations établies et de l'historique des réservations.
Même si votre entreprise ne voyage que modérément, le fait de regrouper les services par l'intermédiaire d'une agence permet d'obtenir des prix plus avantageux que les réservations ad hoc.
4. Créer une politique de voyage plus intelligente et plus souple
Si vous êtes contraint d'appliquer une politique obsolète ou trop rigide, vous passerez plus de temps à résoudre les problèmes qu'à les prévenir. Les politiques de voyage d'aujourd'hui doivent trouver un équilibre entre structure et flexibilité.
Ce qu'il faut inclure :
- Préférences claires des fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, services automobiles)
- Limites de dépenses par rôle ou niveau
- Flux de travail de pré-approbation pour les demandes hors politique
- Dispositions pour les déplacements de VIP ou de cadres de dernière minute
Avec une agence de voyages, vous bénéficiez d'un soutien et d'une application de la politique à chaque réservation. Plus besoin de courir après les reçus ou de se demander qui a réservé quoi.
5. Utiliser de meilleures technologies sans avoir à tout apprendre
Vous utilisez déjà suffisamment de plateformes : Slack, Asana, Zoom et Calendars. Vous n'en avez pas besoin d'une de plus. Une agence de voyage vous donne accès à outils technologiques sans vous obliger à gérer vous-même les outils.
À quoi cela ressemble-t-il ?
- Alertes de voyage en temps réel (retards, annulations, changements de porte d'embarquement)
- Itinéraires intégrés pour les équipes ayant des calendriers complexes
- Suivi automatisé des dépenses et rapports comptables
- Assistance humaine 24/7 en cas de problème inévitable
Il ne s'agit pas d'ajouter un logiciel supplémentaire. Il s'agit de confier la gestion du système à quelqu'un d'autre.
Si vous coordonnez les déplacements d'un cadre ou d'une équipe, votre temps est trop précieux pour être mis en attente auprès des compagnies aériennes ou pour comparer les options de vol pour la dixième fois ce mois-ci.
Une agence de voyage comme - Frenchway Travel existe pour être votre partenaire dans les coulisses.s'occuper de la logistique, conclure des accords, protéger le budget et vous donner une bonne image tout en le faisant.
Parlons-en
Depuis plus de 40 ans, nous soutenons des entreprises, des équipes et des assistants comme vous. Que vous ayez besoin d'aide pour un seul cadre ou pour une équipe internationale, nous créerons une solution de voyage personnalisée qui vous conviendra.
📞 212-243-3500
Français 
English