Vols Premium, entièrement gérés
L'organisation d'un événement d'entreprise en France est passionnante, mais elle peut rapidement devenir insurmontable sans l'aide d'un expert en voyages. Que vous organisiez un sommet de dirigeants à Paris, une retraite de motivation en Provence ou une conférence multinationale à Lyon, la logistique des mouvements de groupe, la gestion des VIP et les changements de voyage exigent de la précision.
Frenchway Travel est spécialisé dans la gestion de bout en bout de la logistique des voyages pour les événements M.I.C.E. dans toute la France. Avec plus de 40 ans d'expérience, nous prenons en charge tous les types d'événements, des petites réunions de cadres aux conférences de grande envergure, en veillant à ce que tous les voyageurs, des VIP aux participants, arrivent à l'heure et sans stress.
Utilisez cette liste de contrôle de voyage étape par étape pour rationaliser votre planification et voir comment Frenchway élève votre événement du début à la fin.
1. Définir la portée de l'événement et les besoins en déplacements
Ce que vous devez faire :
- Finaliser les dates de l'événement, le(s) lieu(x) et la liste des participants.
- Déterminer qui s'occupe de quoi : équipe interne ou voyage externalisé.
- Identifier les voyageurs VIP, les conférenciers et le personnel de direction.
- Séparer les participants internationaux des participants nationaux
L'aide de Frenchway :
✔ Un conseiller en voyages spécialisé évalue à l'avance tous les besoins en matière de voyage.
✔ Nous prenons en charge aussi bien les petits sites que les conférences de plus de 500 participants grâce à des solutions modulables.
✔ Nous assurons une coordination de niveau diplomatique pour les fonctionnaires et les dirigeants.
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2. Centraliser toutes les réservations de voyage
Ce que vous devez faire :
- Éliminer les réservations fragmentées - utiliser un point de coordination unique
- Collecte précoce des données relatives aux voyageurs (passeports, préférences, numéros de fidélité)
L'aide de Frenchway :
Nous consolidons tous les voyages...vols, les trains, les hôtels et les transports terrestres transport - en un seul plan rationalisé
✔ Notre équipe gère en temps réel les transferts de dernière minute et les changements d'urgence.
Nous réservons directement avec des partenaires comme Air France et Delta/SkyTeam, ce qui nous permet d'obtenir des avantages pour les élites et des tarifs de groupe.
3. Réserver des vols de manière stratégique
Ce que vous devez faire :
- Sélectionner des transporteurs qui offrent flexibilité et fiabilité
- Regrouper les voyageurs en fonction de leur origine et de leur heure d'arrivée
L'aide de Frenchway :
Nous négocions des tarifs aériens de groupe et optimisons les itinéraires multi-villes.
✔ Nous garantissons des places en classe affaires et en première classe pour les cadres.
Nous travaillons avec les programmes SkyPriority et Flying Blue pour maximiser les avantages de l'entreprise.
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4. Réservez des hôtels qui correspondent à votre événement
Ce que vous devez faire :
- Réserver des hôtels proches du lieu de la manifestation avec des conditions d'annulation souples
- Organiser différents niveaux d'hébergement (VIP, personnel, équipage)
- Tenir compte des arrivées anticipées et des départs tardifs.
L'aide de Frenchway :
✔ Nous offrons Hébergement à l'hôtel à Paris, Nice, Lyon, Marseille et Cannes
✔ Nous gérons les blocs de chambres, les suites et les séjours prolongés grâce aux tarifs exclusifs de nos partenaires.
✔ Nos conseillers s'occupent de toutes les modifications de réservation, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l'événement.
Vous souhaitez organiser un événement à la campagne ?
Le Bureau des congrès de France est une excellente ressource pour les destinations régionales MICE.
5. Coordonner la logistique des transports terrestres
Ce que vous devez faire :
- Planifier les transferts depuis les aéroports, les hôtels et les lieux de réunion
- Assurer la sécurité et le confort des voyageurs exécutifs/VIP
L'aide de Frenchway :
✔ Notre Solutions de transport comprennent des berlines avec chauffeur, des fourgonnettes de fonction et des autobus
✔ Nous coordonnons les itinéraires de transport locaux pour optimiser le flux d'événements
Nous vérifions la sécurité, la ponctualité et le professionnalisme de chaque partenaire de transport français.
6. Fournir des services VIP et de conciergerie
Ce que vous devez faire :
- Garantir des expériences d'élite à vos cadres et à vos invités de marque
- Organiser une assistance de luxe pour des dîners privés, des conférences ou des tables rondes.
L'aide de Frenchway :
Accès aux services VIP de l'aéroport, y compris l'enregistrement SkyPriority, la sécurité accélérée et l'accès aux salons de luxe
✔ Aide à la réservation personnelle pour les expériences de gastronomie, de bien-être et de loisirs
✔ Soutien discret aux célébrités, aux chefs d'État ou aux invités de haut niveau
Vous accueillez des cadres internationaux ? Consultez notre Solutions de gestion des voyages MICE pour une planification à grande échelle.
7. Se préparer aux ajustements de dernière minute
Ce que vous devez faire :
- S'attendre à des changements d'horaires, à des réunions prolongées et à des problèmes de vol.
- Désigner un membre de l'équipe ou une agence pour gérer les changements en direct
L'aide de Frenchway :
✔ Notre équipe offre un service de conciergerie 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pendant toute la durée de l'événement
✔ Nous nous occupons des changements de dates, des changements de chambres et des changements d'itinéraires pour les transports terrestres.
✔ Frenchway fonctionne comme une extension de votre équipe logistique événementielle, prête à intervenir dans les plus brefs délais.
8. Rapports post-événement et gestion des frais de voyage
Ce que vous devez faire :
- Collecter les reçus, vérifier les activités de voyage et présenter les rapports budgétaires.
- Clôturer la facturation par département, par client ou par centre de coûts interne.
L'aide de Frenchway :
✔ Nous fournissons des rapports détaillés sur le comportement des voyageurs, les économies et les dépenses.
✔ Nous rationalisons la facturation entre les différents payeurs grâce à notre Gestion des frais de voyage système
✔ Nous vous aidons à trouver des possibilités de réduction des coûts pour les événements futurs tout en conservant un service de qualité.
Une expertise locale dans toute la France
Avec des bureaux dans ParisFrenchway fait le lien entre les attentes des entreprises internationales et la culture et la conformité françaises. Notre expérience sur le terrain nous permet de :
- Recommander des lieux adaptés aux événementsles hôtels de luxe et les vendeurs
- Naviguer règlements régionaux et les déplacements.
- Agir comme votre partenaire bilingue dans des moments complexes
Frenchway Travel est spécialisé dans la gestion de bout en bout de la logistique des voyages pour les événements M.I.C.E. dans toute la France. Avec plus de 40 ans d'expérience, nous prenons en charge tous les types d'événements, des petites réunions de cadres aux conférences de grande envergure, en veillant à ce que tous les voyageurs, des VIP aux participants, arrivent à l'heure et sans stress.
Utilisez cette liste de contrôle de voyage étape par étape pour rationaliser votre planification et voir comment Frenchway élève votre événement du début à la fin.
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Que vous planifiez un sommet privé de PDG ou une conférence de 300 personnes, Frenchway Travel offre la fiabilité, la réactivité et le raffinement dont votre événement a besoin.
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